Glosario

Glosario

Definiciones de los términos contables, fiscales y técnicos que aparecen en Asientra y en el sistema tributario costarricense. Si encontrás algún término que no está acá, escribinos.

A

Acuse de Hacienda

Respuesta síncrona que el sistema de Hacienda devuelve al recibir un comprobante electrónico. Indica si el comprobante fue aceptado para procesamiento (no significa que esté aprobado todavía — la resolución final llega después).

Aceptación / Aceptación parcial / Rechazo

Estados que puede asignar el receptor a una factura recibida en TRIBU-CR:

• Aceptación total — acepta la factura completa para deducir IVA y crédito fiscal.
• Aceptación parcial — acepta parte de los montos, rechaza el resto (común cuando hay desacuerdo sobre líneas específicas).
• Rechazo — no acepta el comprobante. El emisor debe emitir nota de crédito o reemitir.

Asiento contable

Registro contable de una transacción. En Asientra todo asiento posteado cumple partida doble (débito = crédito) y es inmutable; para corregirlo se emite un reverso.

Asiento de ajuste

Asiento que se usa en el cierre del periodo para reclasificar montos, reconocer ingresos/gastos devengados o corregir errores menores antes de cerrar.

B

Borrador

Estado de una factura, asiento o declaración que aún no se ha firmado/posteado/presentado. En Asientra los borradores son mutables.

C

CAByS

Catálogo de Bienes y Servicios de Costa Rica. Código numérico de 13 dígitos que clasifica cada producto o servicio para efectos tributarios. Es obligatorio por línea en facturas electrónicas v4.4. Mantenido por el INEC y publicado por Hacienda. Ver Cola CAByS-pendientes.

Cierre de periodo

Proceso de finalizar un periodo contable (mensual o fiscal). Una vez cerrado, no se admiten nuevos asientos ni modificaciones para ese periodo. Ver Cierre mensual asistido.

CIIU

Clasificación Industrial Internacional Uniforme. Código que identifica la actividad económica de un contribuyente. En Costa Rica se usa la versión adaptada por INEC. El CIIU del receptor es obligatorio en factura electrónica v4.4 y determina cómo aplica el IVA.

Clave numérica

Identificador único de 50 dígitos que se asigna a cada comprobante electrónico. Se construye con país (CR), día/mes/año, cédula del emisor, código de comprobante, situación y un consecutivo único. Es la “huella digital” del comprobante en TRIBU-CR.

Conciliación bancaria

Proceso de emparejar cada movimiento bancario con un asiento contable correspondiente. Asientra usa fuzzy matching + agente IA para sugerir matches. Ver Conciliar movimientos bancarios.

Consecutivo

Numeración estricta y sin huecos que Asientra asigna a facturas emitidas y asientos posteados. Es un requisito legal — si una factura se anula, el consecutivo no se reutiliza; queda anulado.

Contador senior / junior

Roles en el despacho. Senior puede aprobar cierres mensuales, configurar playbooks del agente y manejar credenciales Hacienda. Junior opera dentro de límites configurados por el senior.

D

D-101

Declaración anual de renta que presentan personas físicas y jurídicas con actividad lucrativa. Asientra la calcula desde tus asientos del periodo fiscal.

D-103

Declaración de retenciones del impuesto sobre la renta que practica el contribuyente como agente de retención.

D-104

Declaración mensual de IVA. Se presenta dentro de los primeros 15 días del mes siguiente. Asientra la calcula desde asientos posteados y la compara con TRIBU-CR antes de presentar. Ver D-104 (IVA mensual).

D-150

Declaración de retenciones de IVA (5% / 6% / 2% / 1% según actividad).

D-151

Resumen anual de clientes, proveedores y gastos específicos. Reporte informativo que cruza información con TRIBU-CR.

D-152, D-155, D-162

Otras declaraciones específicas: retenciones especiales (D-152), otras retenciones (D-155), Régimen Tradicional Simplificado (D-162).

Despacho

Firma contable. En Asientra cada despacho es un tenant aislado — los datos de sus clientes no son visibles para otros despachos, garantizado por Row-Level Security en Postgres.

E

Exoneración

Beneficio que libera al receptor del pago de IVA en una línea de factura. Requiere indicar el tipo de exoneración, número del documento, porcentaje exonerado y artículo/inciso aplicable según el XSD v4.4.

F

Factura electrónica v4.4

Versión actual del XSD oficial de Hacienda para comprobantes electrónicos (vigente desde junio 2025). Define los campos obligatorios para emisión y recepción.

H

Hacienda

Ministerio de Hacienda de Costa Rica. Autoridad fiscal que opera el sistema de comprobantes electrónicos y TRIBU-CR.

I

IVA

Impuesto al Valor Agregado. En Costa Rica la tarifa general es 13%. Existen tarifas reducidas (4%, 2%, 1%) y exoneraciones según el bien o servicio.

IVA diferido

Régimen donde el IVA del comprobante no se paga al emitir sino que se difiere al cobro efectivo. Usa el código REP.

L

Llave .p12

Archivo criptográfico en formato PKCS#12 que contiene el certificado digital del contribuyente y su llave privada. Lo emite el Banco Central a través del Soporte de Firma Digital. Se usa para firmar comprobantes electrónicos con XAdES-EPES. En Asientra se almacena encriptado y nunca se loguea ni se transmite en texto plano.

N

NIIF PYME CR

Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades, adaptación oficial para Costa Rica publicada por el CCPCR. Es el marco contable de referencia para la mayoría de los despachos. Asientra siembra el plan de cuentas NIIF PYME CR por default al provisionar un cliente.

Nota de crédito / Nota de débito

Comprobantes electrónicos que ajustan una factura previa:

• Nota de crédito — reduce el monto facturado (ej: anulación, descuento posterior, devolución).
• Nota de débito — incrementa el monto facturado (ej: cargo adicional, ajuste a favor del emisor).

Ambas referencian la clave numérica de la factura original.

O

OCR

Optical Character Recognition. En Asientra se usa para extraer datos estructurados de facturas en imagen o PDF. Ver Agente OCR.

OVI

Oficina Virtual de Impuestos — portal web de Hacienda donde los contribuyentes consultan, presentan declaraciones y descargan comprobantes. Asientra automatiza varias interacciones con OVI vía el agente TRIBU-CR.

P

Partida doble

Principio contable fundamental: toda transacción tiene débitos y créditos por el mismo monto. Asientra valida partida doble antes de postear cualquier asiento.

Periodo fiscal / mensual

• Periodo fiscal — año contable del cliente. Generalmente coincide con el año calendario, pero puede comenzar en otro mes.
• Periodo mensual — subdivisión del periodo fiscal. Cuando un periodo mensual se cierra, no admite nuevos asientos.

Plan de cuentas

Listado estructurado y jerárquico de las cuentas contables que usa un cliente. Asientra siembra el plan NIIF PYME CR por default y permite personalizarlo.

Postear (un asiento)

Confirmar un asiento contable. Una vez posteado, el asiento es inmutable. Para corregirlo se emite un reverso.

R

Receptor

La parte que recibe un comprobante electrónico. Generalmente el comprador o cliente final.

Recepción de facturas

Flujo en el que un cliente registra las facturas que recibe de sus proveedores. En Asientra esto puede pasar por XML (subido manual o sincronizado desde TRIBU-CR), por OCR (foto/PDF) o por email forwarding.

REP — Régimen Especial de Pago (IVA diferido)

Código del XSD v4.4 que indica que el IVA del comprobante se pagará al cobro efectivo, no a la emisión. Aplica a actividades específicas autorizadas por Hacienda. Ver REP e IVA diferido.

Reverso

Asiento contable que anula un asiento posteado previamente. El asiento original queda intacto; el reverso es un asiento separado que invierte sus líneas. Asientra crea reversos automáticamente cuando anulás una factura aceptada.

RLS — Row-Level Security

Característica nativa de PostgreSQL que filtra resultados de queries según el contexto del usuario, a nivel del motor de base de datos. Asientra usa RLS para garantizar que un despacho solo ve sus propios datos, incluso si la aplicación tuviera un bug.

T

Tenant

Inquilino. En arquitectura multi-tenant, cada despacho es un tenant aislado dentro de la misma base de datos compartida. El aislamiento lo garantiza RLS.

Tipo de cambio

Para transacciones en moneda extranjera, Asientra usa el tipo de cambio del BCCR del día de la transacción. El tipo de cambio queda congelado en el asiento — no se recalcula retroactivamente.

TRIBU-CR

Plataforma de Hacienda que centraliza el ciclo de vida de los comprobantes electrónicos: recepción, validación, consulta de estado, aceptación/rechazo por el receptor, y consolidación para declaraciones. Asientra se integra vía API y mediante un Watchdog que detecta discrepancias. Ver Watchdog TRIBU-CR.

V

v4.4

Versión actual del XSD de factura electrónica publicado por Hacienda. Asientra valida cada XML contra el XSD oficial antes de firmar.

X

XAdES-EPES

XML Advanced Electronic Signatures — Explicit Policy-based Electronic Signature. Estándar de firma digital XML que Hacienda exige para comprobantes electrónicos. Incluye una referencia explícita a la política de firma de Hacienda. Asientra firma cada comprobante con XAdES-EPES usando la llave .p12 del cliente.

XML

eXtensible Markup Language. Formato de los comprobantes electrónicos de Costa Rica.

XSD

XML Schema Definition. Define la estructura válida de un XML. Hacienda publica un XSD oficial por versión de factura electrónica (actualmente v4.4). Asientra valida contra el XSD oficial antes de firmar.