Cierre mensual asistido
El cierre asistido recorre los pasos de un playbook para el mes de un cliente — documentos, OCR, propuestas de asientos, conciliación, estados financieros y D-104 — y te arma un paquete para revisar. Vos resolvés las excepciones y aprobás el paquete.
Revisá el playbook del cliente
Cada cliente nuevo ya trae un playbook aprobado con los pasos estándar. Lo ves y lo editás en Cierre → Playbooks de cierre.
En el editor de cada paso tenés Depende de, los Parámetros (JSON) del paso (por ejemplo, la confianza mínima confidence_min) y, en la compuerta manual, la Checklist (un item por línea) y la casilla Bloquea revisión del cierre. En las reglas globales podés marcar Detener cierre al primer paso fallido. Guardá con Guardar y aprobá el playbook con Aprobar: solo un playbook aprobado se puede usar en un cierre.
Crear, editar y aprobar playbooks lo pueden hacer owner, admin y contador senior.
Iniciá el cierre del mes
En la ficha del cliente, andá a Cierre → Cierre asistido y hacé click en Iniciar cierre asistido. En la ventana:
- Mes a cerrar: trae elegido el último mes ya terminado que sigue abierto; podés cambiarlo. Solo aparecen los meses que no están cerrados y no tienen otro cierre en curso.
- Playbook: si el cliente tiene un solo playbook aprobado, se usa ese; si tiene varios, elegís cuál.
Revisá el aviso Asientra va a preparar el paquete de cierre de… No se postea nada sin tu aprobación. y hacé click en Iniciar cierre. Asientra te lleva a la página del cierre.
Si el cliente no tiene un playbook aprobado, la ventana te manda a Playbooks; si no quedan meses disponibles, a Períodos.
En la misma página Cierre asistido ves todos los cierres del cliente con su estado (En proceso, En pausa, Listo para revisión, Aprobado, Revertido, Cancelado); abrí uno con Ver detalle →.
Iniciar, pausar y reanudar un cierre, y resolver sus excepciones, lo pueden hacer owner, admin, contador senior y contador junior. Un usuario de solo lectura ve los cierres pero no tiene acciones.
No confundas este cierre con Iniciar cierre de Períodos fiscales: ese botón solo cambia el estado del mes a En cierre y no corre ningún paso.
Seguí los pasos
En la página del cierre, la columna Pasos muestra el estado de cada uno (Pendiente, En proceso, Completado, Completado con excepciones, Falló, Saltado, En pausa). Con el playbook estándar son:
- Verificar documentos: revisa que estén los documentos del mes que pide el playbook. Si falta alguno, el paso falla y el cierre se pausa.
- OCR pendiente: procesa los documentos pendientes; lo que queda con baja confianza pasa a excepción.
- Sugerir asientos: pide al agente Asiento Suggester una propuesta para cada factura emitida aceptada por Hacienda y cada factura recibida que aceptaste (total o parcialmente) en el mes, si todavía no tiene asiento. Las recibidas que rechazaste no generan propuesta. Cada propuesta queda pendiente de tu aprobación.
- Conciliar cuentas bancarias: abre una conciliación por cuenta y deja los movimientos dudosos o sin asiento como excepción.
- Compuerta manual: se detiene en una checklist (por defecto: depreciación, amortización, provisiones) hasta que la completes.
- Generar estados financieros: balance, estado de resultados y cambios en el patrimonio.
- Calcular D-104: calcula la declaración del mes, sin presentarla.
Podés Pausar, Reanudar o Cancelar el cierre desde la barra de acciones.
Si un paso falla, el cierre se pausa y el paso muestra el error. Resolvé la causa (por ejemplo, subí el documento que faltaba) y tocá Reanudar: el paso fallido se reintenta y los pasos que dependían de él se vuelven a evaluar.
Resolvé las excepciones
Las excepciones son lo que el cierre no pudo resolver solo. Los tipos son: OCR con baja confianza, Asiento con baja confianza, Match bancario dudoso, Movimiento bancario huérfano, Documentos faltantes, Compuerta manual y Discrepancia con TRIBU-CR.
Para cada una tenés Aprobar o Rechazar:
- Asiento con baja confianza: Aprobar postea ese asiento; es tu aprobación explícita. Por eso solo lo pueden aprobar owner, admin y contador senior: un contador junior ve el aviso Aprobar este asiento lo postea: requiere un contador senior o superior.
- Compuerta manual: se aprueba cuando marcaste todos los ítems de la checklist, y ahí siguen los pasos que dependen de ella.
- El resto: aprobar o rechazar la marca como resuelta. Lo que haya que corregir (un asiento que falta, un movimiento sin emparejar) lo hacés en su pantalla.
Aprobá el paquete
Cuando el cierre está Listo para revisión y no quedan excepciones pendientes, hacé click en Aprobar paquete. Mientras haya excepciones, el botón está deshabilitado y la barra te dice cuántas faltan.
Aprobar el paquete termina la revisión del cierre y crea la tarea Preparar presentación D-104 del mes. No cierra el período ni presenta la declaración: cerrá el mes en Períodos fiscales y presentá la D-104 cuando corresponda.
Si algo salió mal, Rollback revierte el cierre (disponible con el cierre en pausa o listo para revisión). La ventana Rollback total del cierre te pide la razón (mínimo 10 caracteres) y que escribas REVERTIR. El cierre queda como Revertido y:
- Se descartan las excepciones que siguen pendientes.
- Se cancelan las conciliaciones bancarias abiertas que inició este cierre.
- Los estados financieros y la declaración en borrador que preparó el cierre no se eliminan.
El rollback no anula los asientos que ya aprobaste, tampoco los aprobados desde las excepciones de este cierre: siguen posteados. Si hay que revertir alguno, anulalo desde Asientos; los que vienen de una factura se revierten con una nota de crédito.
Aprobar el paquete, hacer rollback o cancelar lo pueden hacer owner, admin y contador senior.
Errores frecuentes
Sección titulada «Errores frecuentes»| Situación | Causa probable | Cómo resolverlo |
|---|---|---|
| Aprobar paquete deshabilitado | Quedan excepciones sin resolver | Resolvé cada excepción con Aprobar o Rechazar |
| El cierre se pausó en Verificar documentos | Falta un documento que el playbook exige | Subí el documento y tocá Reanudar: el paso se reintenta |
| El período … está cerrado: no se puede iniciar un cierre asistido. | El mes ya se cerró en Períodos fiscales | Si de verdad hay que rehacerlo, reabrí el mes en Períodos fiscales |
| Ya hay un cierre asistido activo para … | Ese mes ya tiene un cierre en curso | Abrilo desde la lista de cierres |
| Iniciar cierre asistido no aparece | Tu rol es de solo lectura | Pedile a un contador del despacho que lo inicie |
| La compuerta manual no se puede aprobar | Hay ítems de la checklist sin marcar | Marcá todos los ítems |