Asientos manuales

Asientos manuales

Los asientos manuales son la interfaz directa con el libro contable. Usalos cuando necesitás control total sobre la partida doble — correcciones que el agente no propuso, operaciones sin documento soporte digitalizado, o transacciones con lógica que requiere criterio contable explícito. Esta página cubre el ciclo completo: creación, validación y posteo.

Video próximamente · 90s

Antes de empezar

Nota

Para asientos derivados de facturas electrónicas aceptadas por Hacienda, Asientra genera automáticamente la propuesta via el agente Asiento Suggester. Si la confianza es ≥ 0.95, el asiento se postea solo; si no, aparece en la cola de revisión. Revisá primero la cola antes de crear un asiento manual para la misma transacción — no necesitás duplicar trabajo.

Cuidado

Solo podés crear asientos en periodos con estado abierto. Antes de empezar, verificá que el periodo mensual del mes de la transacción esté abierto en Contabilidad → Periodos.

Cuándo crear un asiento manual

Situaciones donde el asiento manual es el camino correcto:

• Registrar una operación sin factura electrónica (ej. pago de planilla, depreciación, provisión de cuentas incobrables).
• Corregir una asignación de cuenta propuesta por el agente que no corresponde.
• Asientos de apertura del periodo inicial en Asientra.
• Operaciones en moneda extranjera con tipo de cambio específico acordado.

Crear el asiento

1

Abrí el formulario de asiento nuevo

Desde el perfil del cliente, andá a Contabilidad → Asientos → Nuevo asiento. El formulario tiene un encabezado y una sección de líneas.

Formulario de asiento nuevo con encabezado y tabla de líneas vacía

2

Completá el encabezado

• Fecha: fecha de la transacción en dd/mm/yyyy. Debe caer dentro del periodo mensual abierto.
• Tipo: manual para operaciones ordinarias; ajuste para correcciones al cierre (ver Asientos de ajuste).
• Descripción: glosa general del asiento. Sé específico — esta descripción aparece en el libro diario y en las exportaciones.
• Moneda: colones (₡) por default. Si la transacción es en USD u otra moneda, seleccionala y el sistema te pide el tipo de cambio.
• Tipo de cambio: si la moneda es diferente a la base del cliente, ingresá el tipo de cambio del día de la transacción. Este valor se congela — Asientra no lo recalcula retroactivamente.

3

Agregá las líneas

Cada línea tiene:

• Cuenta: autocomplete por código o nombre. Solo muestra cuentas con permite_asientos: true.
• Tipo: débito o crédito.
• Monto: en la moneda del asiento.
• Glosa: descripción específica de esta línea (opcional pero recomendada para auditoría).

La regla de partida doble exige que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. El formulario muestra el diferencial en tiempo real — el asiento solo puede postearse cuando el diferencial es ₡0.00 (tolerancia de ₡0.01 por redondeos).

Tabla de líneas con dos filas, cuenta autocomplete activo, y contador de cuadre en la parte inferior

Podés agregar tantas líneas como necesitás con el botón Agregar línea. Un asiento puede tener múltiples débitos y múltiples créditos siempre que cuadren.

4

Guardá como borrador

Hacé click en Guardar borrador. El asiento queda en estado borrador — podés editarlo cuantas veces necesitás. Solo vos y los contadores con acceso al cliente pueden verlo mientras esté en borrador.

Asiento en estado borrador con botones Editar y Postear

5

Posteá el asiento

Cuando estés seguro de que el asiento está correcto, hacé click en Postear. El sistema ejecuta las validaciones finales y si todo está bien:

1. El asiento pasa a estado posteado.
2. Se asigna un número consecutivo único e irrevocable.
3. Las líneas afectan los saldos del libro mayor en tiempo real.
4. El asiento queda inmutable — no se puede editar.

Cuidado

Un asiento posteado no se puede editar ni eliminar. Si descubrís un error después de postear, la única forma de corregirlo es crear un reverso que anule el asiento original y luego crear uno nuevo con los datos correctos.

Estados del asiento

| Estado | Editable | Afecta saldos | Acción siguiente | |---|---|---|---| | borrador | Sí | No | Postear o eliminar | | posteado | No | Sí | Anular (via reverso) | | anulado | No | Sí (negativo, via reverso) | — |

Errores comunes

| Mensaje | Causa probable | Cómo resolverlo | |---|---|---| | “Partida no cuadra: diferencia de ₡X” | La suma de débitos no iguala la suma de créditos | Revisá los montos de cada línea; el formulario muestra el diferencial | | “Periodo cerrado para la fecha seleccionada” | El periodo mensual que cubre esa fecha está en estado cerrado | Usá una fecha dentro de un periodo abierto, o pedí al admin reabrir el periodo | | “Cuenta ‘X’ no permite asientos directos” | Es una cuenta agrupadora (tiene subcuentas) | Usá la subcuenta hoja correspondiente | | “Fecha fuera del periodo fiscal activo” | La fecha no cae en ningún periodo fiscal abierto del cliente | Verificá el año fiscal del cliente en Contabilidad → Periodos |

Relacionado

• Asientos de ajuste
• Reversos
• Agente Asiento Suggester
• Personalizar el plan