Archivar un cliente
Archivar un cliente
Sección titulada «Archivar un cliente»Archivar congela un cliente para nuevas operaciones pero preserva toda su historia contable. Usalo cuando terminás la relación con un cliente, cuando el cliente cierra operaciones, o cuando necesitás suspenderlo temporalmente. Esta página explica la diferencia entre archivar y eliminar, qué queda accesible, y cómo reactivar.
Antes de empezar
Sección titulada «Antes de empezar»Cuándo archivar vs. cuándo suspender vs. cuándo eliminar
Sección titulada «Cuándo archivar vs. cuándo suspender vs. cuándo eliminar»| Acción | Cuándo usar | Reversible | Preserva historia | |---|---|---|---| | Suspender | Pausa temporal — el cliente volverá | Sí, sin trámite | Sí | | Archivar | Relación terminada o cliente cerrado | Sí, requiere reactivación manual | Sí, inmutable | | Eliminar | Solo para clientes sin ningún movimiento real | No (gracia de 7 días) | No aplica |
La eliminación real solo está disponible para clientes en estado onboarding que nunca tuvieron asientos ni facturas. Si el cliente tiene historial, el sistema no permite eliminar — solo archivar.
Cómo archivar un cliente
Sección titulada «Cómo archivar un cliente»Abrí el perfil del cliente
Andá a Clientes, buscá el cliente, y abrí su perfil. Desde el menú de acciones (ícono de tres puntos en la esquina superior derecha), seleccioná Archivar cliente.
Revisá el checklist de bloqueos
El sistema muestra los ítems que podrían impedir o complicar el archivado:
- Facturas emitidas en estado
enviado_haciendaofirmado. - Periodos mensuales en estado
en_cierre. - Asientos en estado
borradorsin postear. - Tareas de workflow pendientes asignadas a este cliente.
Podés archivar aunque haya ítems en la lista, pero el sistema te muestra el impacto de cada uno. Resolvé los bloqueos críticos antes de continuar.
Confirmá el archivado
Ingresá el nombre del cliente para confirmar (confirmación por texto para evitar archivados accidentales) y hacé click en Confirmar archivado.
El cliente pasa a estado archivado. Asientra registra el evento cliente.archivado en el audit trail con el usuario que lo ejecutó y el timestamp.
Qué se preserva al archivar
Sección titulada «Qué se preserva al archivar»Un cliente archivado mantiene acceso de lectura completo a:
- Todos los asientos contables posteados.
- Todas las facturas emitidas y recibidas.
- Declaraciones fiscales presentadas.
- Plan de cuentas y saldos históricos.
- Documentos de soporte adjuntos.
- Libro mayor y auxiliares.
Qué no se puede hacer sobre un cliente archivado:
- Crear asientos nuevos.
- Emitir facturas.
- Presentar declaraciones.
- Modificar el plan de cuentas.
- Agregar o modificar credenciales de Hacienda.
Cómo reactivar un cliente archivado
Sección titulada «Cómo reactivar un cliente archivado»Buscá el cliente archivado
Los clientes archivados no aparecen en la lista principal por defecto. Activá el filtro Mostrar archivados en la barra de búsqueda de Clientes.
Reactivá desde el perfil
Abrí el perfil del cliente archivado y desde el menú de acciones seleccioná Reactivar cliente. El sistema te pregunta si querés reactivarlo como activo (si las credenciales siguen válidas) o como onboarding (si las credenciales vencieron o cambiaron).
Después de reactivar, verificá:
- Estado de las credenciales de Hacienda (pueden haber vencido).
- Periodos fiscales — puede ser necesario crear un nuevo periodo si pasó tiempo.
Diferencia con el borrado físico
Sección titulada «Diferencia con el borrado físico»La eliminación física de un cliente con historial no existe en Asientra por integridad contable y requisitos legales de retención de documentos tributarios. Si necesitás cumplir una solicitud de eliminación de datos (GDPR-style), el flujo correcto pasa por el owner del despacho y deja trazabilidad en AuditGlobal. Contactá soporte si necesitás iniciar ese proceso.