Vincular a una transacción
Vincular a una transacción
Sección titulada «Vincular a una transacción»Vincular un documento a una transacción es lo que convierte una imagen o PDF en respaldo contable auditable. Desde cualquier asiento o factura, podés navegar hasta el documento original. Esta guía explica cuándo Asientra lo hace automáticamente y cuándo necesitás hacerlo vos.
Por qué importa la vinculación
Sección titulada «Por qué importa la vinculación»En una auditoría contable, se espera que cada transacción tenga su documento de respaldo accesible. Si registrás el pago de un proveedor en un asiento manual pero no vinculás la factura que lo respalda, esa transacción queda sin sustento documental en el sistema.
La vinculación en Asientra es polimórfica — un documento puede asociarse con:
- Una
FacturaRecibida(el caso más común). - Un
AsientoContable(para respaldo de asientos manuales). - Un
MovimientoBancario(para reconciliar un pago con su comprobante).
Un documento puede estar vinculado a un solo objeto a la vez. Si necesitás asociarlo con múltiples transacciones, la práctica es vincular al elemento más específico (ej. la FacturaRecibida en lugar del asiento, porque el asiento ya referencia la factura).
Vinculación automática
Sección titulada «Vinculación automática»Asientra vincula automáticamente cuando el pipeline de OCR detecta una clave numérica de 50 dígitos válida en el documento. En ese caso:
- El sistema busca si existe una
FacturaRecibidacon esa clave numérica en el cliente. - Si la encuentra, vincula el documento directamente.
- Si no la encuentra, crea la
FacturaRecibidadesde el documento (si el OCR extrajo los datos con confianza suficiente).
La vinculación automática cubre la mayoría de los casos de facturas electrónicas en imagen o PDF.
Vinculación manual
Sección titulada «Vinculación manual»Cuando el pipeline no pudo detectar una entidad de destino, o querés vincular a un asiento o movimiento específico, lo hacés desde el documento:
Abrí el documento
Andá a Documentos → Soporte y buscá el documento que querés vincular. Los documentos en estado procesado sin vinculación aparecen con el badge Sin vincular.
Elegí el tipo de entidad de destino
En el detalle del documento, hacé click en Vincular. Vas a ver tres opciones:
- Factura recibida — buscá por número de factura, clave numérica o nombre del emisor.
- Asiento contable — buscá por número de asiento, fecha o descripción.
- Movimiento bancario — buscá por cuenta bancaria, fecha y monto.
Confirmá la vinculación
Seleccioná la transacción correcta de los resultados de búsqueda y confirmá. El documento queda vinculado y desde la factura, asiento o movimiento correspondiente vas a ver el documento como adjunto navegable.
Navegar desde la transacción al documento
Sección titulada «Navegar desde la transacción al documento»El beneficio principal de la vinculación es la trazabilidad bidireccional:
- Desde el asiento contable → hacé click en el ícono de documento adjunto para ver la imagen o PDF original.
- Desde los estados financieros → al profundizar en una cuenta, podés llegar hasta el asiento y desde ahí al documento.
- Desde una factura recibida → el documento original siempre está accesible en el panel de detalle.
Esta cadena de evidencia es lo que satisface los requisitos de auditoría: desde el balance general hasta el documento físico de respaldo en un flujo continuo.