Aprobar un asiento sugerido
Aprobar un asiento sugerido
Sección titulada «Aprobar un asiento sugerido»A veces el sistema o tu contador necesitan que vos confirmés un registro contable antes de grabarlo. Esta guía te explica qué es un asiento, cuándo te toca aprobarlo y qué hacés.
¿Qué es un asiento contable?
Sección titulada «¿Qué es un asiento contable?»Un asiento contable es el registro que documenta un movimiento de dinero en la contabilidad de tu empresa. Por ejemplo: cuando pagás el alquiler, cuando recibís una factura de proveedor, o cuando depositás dinero en la cuenta bancaria.
Cada asiento tiene dos lados — de dónde sale la plata y a dónde va. La suma de los dos lados siempre tiene que ser igual.
En la mayoría de los casos, Asientra crea estos registros automáticamente con alta confianza y tu contador los revisa. Pero cuando el sistema no está seguro al 100% de cómo categorizar algo, te pide una confirmación.
¿Cuándo me llega una solicitud de aprobación?
Sección titulada «¿Cuándo me llega una solicitud de aprobación?»Recibís una notificación cuando:
- Una factura que subiste no tiene suficiente información para que el sistema la clasifique con certeza.
- Tu contador propone un registro que quiere que vos validés antes de grabar.
- Hay un movimiento inusual que el sistema detectó y quiere confirmar.
Vas a ver el aviso en la sección Acciones pendientes del portal.
Paso a paso
Sección titulada «Paso a paso»Abrí la solicitud
En Acciones pendientes, tocá la solicitud de asiento. Aparece una pantalla con el detalle de lo que se propone registrar.
Entendé qué te están preguntando
La solicitud muestra en lenguaje simple:
- Descripción: qué operación representa (ej. “Pago de factura 00234 a Proveedor XYZ, ₡45.000”).
- De dónde sale: la cuenta que se reduce (ej. “Cuenta bancaria BCR”).
- A dónde va: la cuenta que se incrementa (ej. “Gastos de servicios”).
- Razonamiento: por qué el sistema propone esas cuentas.
Tomá una decisión
Tenés tres opciones:
Aprobar — los datos son correctos, el sistema graba el registro.
Rechazar — algo está mal. Al rechazar podés escribir una nota explicando qué está incorrecto para que tu contador lo revise.
Pedir aclaración — no estás seguro. Podés enviarle una consulta a tu contador directamente desde esta pantalla.
Qué pasa después
Sección titulada «Qué pasa después»- Si aprobás: el registro se graba en la contabilidad de tu empresa. Tu contador puede verlo.
- Si rechazás: el sistema descarta la propuesta y notifica a tu contador con tu nota.
- Si pedís aclaración: tu contador recibe el mensaje y te contesta desde su sistema.