Workflows

Un workflow en Asientra es la representación formal de un proceso del despacho: un cierre mensual, la presentación de una declaración trimestral, el onboarding de un cliente nuevo. Tiene pasos, tareas dentro de cada paso, asignaciones, deadlines y dependencias. Cuando arrancás un workflow, Asientra rastrea el progreso y coordina con los agentes IA.

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Estructura de un workflow

Workflow (ej. "Cierre mayo 2026 — Villas Cabuya")
├── Paso 1: Verificación de documentos
│   ├── Tarea: Confirmar facturas emitidas del mes    [asignado: agente → Gabriela]
│   └── Tarea: Confirmar facturas recibidas del mes  [asignado: agente → Gabriela]
├── Paso 2: Contabilidad
│   ├── Tarea: Asientos pendientes (agente propone)  [asignado: Juan]
│   └── Tarea: Ajustes fin de mes                   [asignado: Juan]
├── Paso 3: Conciliación bancaria
│   └── Tarea: Revisar matches sugeridos             [asignado: Gabriela]
├── Paso 4: Revisión estados financieros
│   └── Tarea: Aprobar paquete del agente            [asignado: Gabriela - senior]
└── Paso 5: Presentación
    └── Tarea: Presentar D-104                       [asignado: Gabriela - senior]

Las tareas dentro de un paso se pueden ejecutar en paralelo. Los pasos son secuenciales — el Paso 2 no arranca hasta que el Paso 1 esté completado.

Tipos de workflow

| Tipo | Cuándo se usa | |---|---| | cierre_mensual | Fin de mes para cualquier cliente activo. | | declaracion_iva | Presentación de D-104 (mensual para régimen general). | | onboarding | Alta de un cliente nuevo desde onboarding hasta primer cierre. | | custom | Proceso específico del despacho sin tipo predefinido. |

Iniciar un workflow

Desde un template (recomendado):

Andá a Practice → Workflows → Nuevo workflow.
Seleccioná el cliente y el tipo de workflow.
Elegí el template a usar (ver Templates de workflow).
Configurá el mes/periodo y las fechas límite.
Confirmá — el workflow se crea con todas las tareas y asignaciones del template.

Sin template:

Seguí los mismos pasos pero seleccioná “Sin template”.
Agregá los pasos y tareas manualmente.
Esta opción es útil para workflows únicos o procesos muy específicos de un cliente.

Pantalla de creación de workflow con selector de template y configuración de fechas

Avance automático con el agente Month-Close

Cuando el agente Month-Close está configurado para un cliente y tiene un playbook activo, los pasos marcados como auto avanzan solos durante la ejecución del agente:

Iniciás el workflow desde el playbook del agente (o el agente se programa para correr automáticamente al inicio del mes).
El agente ejecuta cada paso del playbook.
Conforme completa pasos, las tareas correspondientes en el workflow cambian a completada.
Los pasos en modo manual o con baja confianza generan tareas que aparecen en Mis tareas del contador asignado.
Cuando el agente termina, el workflow llega al paso de revisión del paquete — que siempre requiere aprobación humana.

Esto significa que en un cierre bien configurado, el agente puede completar el 60-80% del workflow sin intervención manual, dejando solo las decisiones que requieren criterio del contador.

Dependencias entre tareas

Podés configurar dependencias: la Tarea B no puede iniciarse hasta que la Tarea A esté completada. Las dependencias se respetan tanto para tareas manuales como para pasos del agente.

Si intentás completar una tarea que tiene dependencias sin resolver, el sistema lo bloquea y te muestra cuáles dependencias quedan pendientes.