Conciliar movimientos bancarios
La conciliación compara cada movimiento del estado de cuenta con los asientos posteados en la cuenta contable del banco. Asientra empareja lo que coincide con claridad, te sugiere lo dudoso y te deja el resto para resolver a mano. El emparejamiento no crea ni postea asientos: solo vincula movimientos con asientos que ya existen.
Iniciá la conciliación
Entrá al cliente y andá a Banca → Conciliación bancaria. Hacé click en Iniciar nueva conciliación y completá:
- Cuenta bancaria
- Fecha de inicio y Fecha de fin del periodo (normalmente el mes)
- Saldo inicial banco (opcional)
- Estado de cuenta del banco (CSV o Excel .xlsx) — opcional: podés subirlo ahora o después
Hacé click en Iniciar. Solo puede haber una conciliación por cuenta y periodo.
Subí el estado de cuenta
Si no lo subiste al iniciar, usá Subir estado de cuenta en la conciliación. Asientra lo importa con el perfil de la cuenta y te muestra el resultado en el momento: cuántos movimientos importó, cuántos ya existían (omitidos) y qué filas tuvieron error, con su número de fila.
Subir el mismo archivo otra vez no duplica movimientos. Después de importar, Asientra concilia en segundo plano (verás Conciliando…) y actualiza los contadores auto · sugeridos · excepciones.
Revisá los auto-aplicados
En Auto-aplicados están los movimientos que Asientra emparejó solo porque la coincidencia fue de 95 % o más. Cada uno muestra el movimiento, el asiento y el desglose de la confianza (Monto, Fecha, Descripción). Si alguno está mal, hacé click en Deshacer: el movimiento vuelve a quedar pendiente.
Cómo se calcula la confianza está en Sugerencias del conciliador.
Aceptá o rechazá las sugerencias
En Sugeridos están los movimientos con coincidencia entre 70 % y 95 %. Para cada uno:
- Aceptar: el movimiento queda emparejado con el asiento sugerido.
- Rechazar: el movimiento pasa a excepciones y ese asiento no se le vuelve a sugerir.
Con Aceptar todos ≥ 85% (N) aceptás de una vez las sugerencias de 85 % o más.
Resolvé las excepciones
En Excepciones quedan los movimientos sin emparejar, con el motivo (por ejemplo, que no hay asientos de la cuenta del banco en ±14 días con esa dirección). Para cada uno podés:
- Emparejarlo a mano: arrastralo sobre uno de los asientos candidatos o elegilo en Emparejar con asiento…. Asientra solo acepta asientos que tocan la cuenta contable del banco, en la misma moneda y en la dirección correcta (un depósito con una entrada al banco, un cargo con una salida). Varios movimientos se pueden emparejar con el mismo asiento; un movimiento con varios asientos, no.
- Registrar el asiento que falta: si el movimiento no tiene asiento (una comisión, un depósito sin documento), registralo y posteálo, y después usá Volver a conciliar. Con Sugerir asiento (M15) le pedís al agente Asiento Suggester una propuesta: queda en Asientos pendientes (IA) hasta que la apruebes; nada se postea sin tu aprobación.
- Dejarlo pendiente: al cerrar, la diferencia se puede saldar con un asiento de ajuste (paso 7).
Cerrá la conciliación
Hacé click en Cerrar conciliación, escribí el Saldo final banco (el del estado de cuenta) y, si hay diferencia, el Motivo de diferencia (opcional). Asientra calcula el saldo en libros a la fecha de fin (saldo inicial de la cuenta más todos los asientos posteados en su cuenta contable) y lo compara:
- Si la diferencia es menor a 1 (colón o dólar), la conciliación queda Cuadrada.
- Si no, queda Con diferencias y aparece la alerta Conciliación cerrada con diferencias en las alertas del cliente (advertencia hasta ₡10.000, crítica si es mayor).
No hace falta que la diferencia sea cero para cerrar.
Saldá la diferencia con un asiento de ajuste
En una conciliación Con diferencias, hacé click en Crear asiento de ajuste. Elegí la Cuenta contra (obligatoria) (por ejemplo, gastos bancarios o ingresos por intereses) y, si querés, una Glosa (opcional). En cuentas en dólares, Asientra usa el tipo de cambio de compra del BCCR a la fecha de fin; si no lo tiene, te lo pide.
El ajuste se crea como borrador: queda pendiente de aprobación y no se postea sin tu aprobación. Abrilo con Ver asiento, revisalo y posteálo. Después hacé click en Recalcular saldo en libros: si la diferencia desapareció, la conciliación pasa a Cuadrada.
Solo hay un asiento de ajuste por conciliación.
Otras acciones
Sección titulada «Otras acciones»- Volver a conciliar: vuelve a correr el emparejamiento sobre los movimientos pendientes (por ejemplo, después de postear asientos que faltaban).
- Cancelar: descarta una conciliación en proceso.
- Reabrir conciliación: vuelve a abrir una conciliación cerrada. Solo owner o admin.
Errores frecuentes
Sección titulada «Errores frecuentes»| Mensaje | Causa probable | Cómo resolverlo |
|---|---|---|
| Configurá el perfil de importación de la cuenta bancaria antes de subir el estado de cuenta | La cuenta no tiene perfil | Configuralo en Banca → Cuentas bancarias → Configurar perfil |
| No se importó ningún movimiento | Perfil con columnas o separadores equivocados | Revisá el perfil de importación |
| Ya existe una conciliación abierta o cerrada para esa cuenta y ese período | Ya hay una para ese periodo | Abrila desde la lista o cancelala antes de crear otra |
| Un asiento que debería emparejar no aparece | Está en borrador, no toca la cuenta contable del banco o está a más de 14 días | Posteálo o corregilo y usá Volver a conciliar |
| Todavía hay diferencia (después de recalcular) | El asiento de ajuste sigue en borrador | Aprobalo y posteálo, y recalculá de nuevo |