Onboarding de un cliente
Asientra tiene un wizard de 5 pasos para dar de alta un cliente nuevo con todo configurado: datos generales, credenciales Hacienda, actividad económica, periodo fiscal, y plan de cuentas. Al finalizar, el cliente queda listo para emitir facturas y registrar asientos.
Datos generales
Desde el menú Clientes → Nuevo cliente, se abre el wizard. En el primer paso ingresás:
- Razón social y nombre comercial del cliente.
- Cédula: tipo (jurídica/física) y número (sin guiones).
- Email fiscal: la dirección donde Hacienda y tus comprobantes van a llegar.
Asientra valida el formato de la cédula en tiempo real — si el número no tiene la longitud correcta vas a ver el error antes de avanzar.
Actividad económica (CIIU)
Buscá y seleccioná el código CIIU que corresponde a la actividad principal del cliente. Podés escribir palabras clave en español (ej. “supermercado”, “construcción”, “servicios profesionales”) y el buscador filtra en tiempo real.
Si el cliente tiene más de una actividad, elegí la principal. Podés agregar actividades secundarias después desde el perfil del cliente.
Régimen tributario y periodo fiscal
Elegí el régimen tributario del cliente:
- Régimen general: contribuyente inscrito en IVA, presenta D-104 mensual.
- Régimen simplificado: contribuyente de cuota fija, presenta D-105 trimestral.
Luego definí el mes de inicio del periodo fiscal (1 = enero, 12 = diciembre). La mayoría de empresas en Costa Rica tiene periodo fiscal de octubre a setiembre — si es ese el caso, poné mes de inicio 10.
Credenciales de Hacienda
Subí el archivo .p12 del cliente e ingresá el PIN de la llave criptográfica. Asientra encripta estas credenciales de inmediato — nunca aparecen en texto plano en ninguna pantalla.
Si todavía no tenés el .p12, podés saltar este paso y completarlo después desde Clientes → [nombre del cliente] → Credenciales Hacienda. Sin credenciales, el cliente no puede emitir facturas electrónicas.
Plan de cuentas
El último paso muestra la confirmación de siembra del plan de cuentas. Por defecto, Asientra siembra el plan NIIF PYME CR estándar — más de 200 cuentas organizadas por tipo (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos).
Si este cliente necesita un plan personalizado (por ejemplo, para una empresa constructora con cuentas de costos específicas), podés indicarlo acá y ajustarlo después desde Plan de cuentas → Personalizar.
Hacé click en Finalizar y el cliente queda activo.
Errores frecuentes
Sección titulada «Errores frecuentes»| Mensaje | Causa probable | Cómo resolverlo | |---|---|---| | Cédula jurídica duplicada | Cliente ya existe | Buscá el cliente existente en lugar de crear uno nuevo | | Llave .p12 no válida | Archivo corrupto o PIN incorrecto | Verificá el PIN y volvé a subir | | Periodo fiscal inválido | Mes de inicio < 1 o > 12 | Elegí un mes válido (1-12) |