Onboarding de un cliente
El wizard da de alta un cliente en cuatro pasos: Datos básicos, Credenciales Hacienda, Plan de cuentas y Contadores. Si todavía no tenés las credenciales de Hacienda del cliente, podés omitir ese paso y cargarlas después.
Datos básicos
En Clientes, hacé click en Crear cliente. En el primer paso completá el Nombre comercial, la cédula (tipo y número), el CIIU (6 caracteres), el Régimen tributario, la Moneda operación y la dirección (Provincia, Cantón, Distrito, Otras señas). Razón social, Email fiscal y Barrio son opcionales.
Asientra valida el largo de la cédula según el tipo (por ejemplo, 9 dígitos para una física y 10 para una jurídica). Al tocar Siguiente, el cliente queda guardado en estado onboarding.
Credenciales Hacienda (o omitilo)
Subí el Archivo .p12 y completá el PIN, el Usuario ATV y la Contraseña ATV (la misma con la que el cliente entra a atv.hacienda.go.cr), y elegí el Ambiente: Sandbox (pruebas) o Producción. Arrancá con sandbox y probá antes de pasar a producción. Asientra guarda las credenciales encriptadas.
Si todavía no las tenés, tocá Omitir por ahora — cargar credenciales después. El wizard sigue al plan de cuentas.
Plan de cuentas
Elegí la Plantilla del plan de cuentas (por ejemplo, el plan NIIF PYME CR). Vas a poder editar el plan después.
Contadores y activación
Asigná los contadores del despacho que van a llevar al cliente, cada uno como Responsable o Soporte.
- Con credenciales: podés tocar Verificar configuración Hacienda para correr una prueba de emisión en sandbox, y después Activar cliente. El cliente queda activo, con su plan de cuentas.
- Sin credenciales: el wizard te avisa Credenciales Hacienda pendientes y el botón dice Guardar cliente. El cliente queda en onboarding con su plan de cuentas: ya podés llevarle la contabilidad, pero no emitir comprobantes hasta cargar las credenciales y activarlo.
Cargar las credenciales después
Sección titulada «Cargar las credenciales después»Mientras el cliente está en onboarding sin credenciales, su ficha muestra el botón Cargar credenciales Hacienda, que te lleva a Configuración fiscal. Cuando las cargás, la ficha muestra Activar cliente. Si falta algo para activarlo, el error aparece debajo del botón.
Al crear el cliente
Sección titulada «Al crear el cliente»Al crear el cliente, Asientra le crea el workflow de onboarding en Práctica, con las tareas de la plantilla de onboarding del despacho (viene incluida con cada despacho; si la desactivaste, no se crea). Se crea una sola vez por cliente.
Errores frecuentes
Sección titulada «Errores frecuentes»| Mensaje | Causa probable | Cómo resolverlo |
|---|---|---|
| La cédula física debe tener 9 dígitos (o jurídica… 10) | El número no tiene el largo del tipo elegido | Revisá el tipo y el número |
| Guardá primero el paso 1 antes de subir credenciales. | Saltaste al paso 2 sin guardar los datos básicos | Volvé al paso 1 y tocá Siguiente |
| No podés emitir facturas del cliente | Está en onboarding: omitiste las credenciales | Cargalas desde Cargar credenciales Hacienda y activalo |