Periodos fiscales y mensuales

El sistema de periodos de Asientra controla qué rangos de fecha admiten asientos nuevos y cuándo el libro de un mes queda sellado. Entender los estados de los periodos es fundamental antes de operar — un periodo cerrado bloquea cualquier modificación aunque sea un error de tipeo.

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Estructura de periodos

Cada cliente tiene una jerarquía de dos niveles:

Periodo fiscal

Representa el año contable completo del cliente. Sus campos principales son:

Año: el identificador (ej. 2025).
Fecha de inicio y fin: normalmente 1 de enero al 31 de diciembre, pero puede diferir según el cliente (algunos cierran en septiembre, otros en junio).
Estado: abierto mientras tiene meses activos, cerrado cuando todos sus meses están cerrados.

Periodo mensual

Hay 12 por año fiscal. Sus estados son:

| Estado | Descripción | Admite asientos nuevos | Admite modificación de borrador | |---|---|---|---| | abierto | Operación normal | Sí | Sí | | en_cierre | Proceso de cierre activo | Solo ajustes del cierre | Solo para el contador ejecutando el cierre | | cerrado | Libro del mes sellado | No | No |

Vista de periodos con año fiscal y 12 meses con sus estados

Apertura de periodos

Los periodos se crean automáticamente cuando:

Se aprovisiona un cliente nuevo → se crea el periodo fiscal del año en curso y sus 12 meses en estado abierto.
Inicia un año fiscal nuevo → Asientra crea el periodo fiscal del año siguiente con todos sus meses abiertos cuando el cierre del mes de diciembre del año anterior se completa.

No necesitás abrir periodos manualmente en condiciones normales. Si un cliente nuevo empieza a mitad de año, los meses anteriores del año fiscal también se crean pero en estado abierto para que puedas registrar el historial.

Iniciar cierre de un mes

El estado en_cierre se activa cuando iniciás el proceso de cierre mensual. Podés hacerlo de dos formas:

Desde Practice → Workflows → Iniciar cierre (recomendado — arranca el agente Month-Close con el playbook configurado).
Desde Contabilidad → Periodos → [mes] → Iniciar cierre (inicio manual sin agente).

Al pasar a en_cierre:

El periodo acepta solo asientos de tipo ajuste y cierre.
El agente Month-Close puede ejecutar los pasos automáticos del playbook.
Los asientos de periodos anteriores ya cerrados siguen siendo inmutables.

Cerrar un mes definitivamente

Después de resolver todas las excepciones del cierre y aprobar el paquete de revisión, hacé click en Cerrar mes (o el agente lo hace como paso final del playbook). El periodo pasa a estado cerrado:

Queda sellado permanentemente.
Los saldos de cierre se trasladan como saldo de apertura del mes siguiente.
Ninguna acción puede agregar, modificar, ni eliminar asientos con fecha dentro de ese periodo.

Reabrir un periodo cerrado

La reapertura de un periodo cerrado es una operación de emergencia que solo pueden ejecutar roles owner o admin del despacho. El sistema:

Exige que el usuario confirme con su contraseña.
Registra la reapertura en AuditGlobal con usuario, timestamp, y motivo obligatorio.
Pasa el periodo a estado abierto.

La reapertura no está disponible para roles contador_senior ni contador_junior — si un contador necesita hacer una corrección en un periodo cerrado, debe solicitarlo al owner o admin del despacho.

Verificar el estado de los periodos

Desde Contabilidad → Periodos podés ver todos los periodos fiscales del cliente con el estado de cada mes. La vista muestra también:

Número de asientos por mes.
Última modificación.
Quién cerró el periodo y cuándo.

Lista de periodos con año fiscal 2025 expandido y badges de estado por mes