Consecutivos y numeración
Consecutivos y numeración
Sección titulada «Consecutivos y numeración»La ley costarricense exige que cada tipo de comprobante electrónico tenga una numeración estrictamente creciente sin huecos, por emisor. Asientra gestiona esto automáticamente — vos nunca asignás un número manualmente. Esta página explica el mecanismo y qué pasa en casos especiales.
Por qué el consecutivo importa
Sección titulada «Por qué el consecutivo importa»Hacienda valida que el consecutivo de cada comprobante sea mayor al anterior del mismo tipo para el mismo emisor. Un hueco (ej. pasar del 0000000045 al 0000000047 sin el 46) o una repetición activa alertas en los sistemas de auditoría.
El consecutivo forma parte de la clave numérica de 50 dígitos que identifica de forma única cada comprobante en todo el sistema de Hacienda.
Cómo funciona en Asientra
Sección titulada «Cómo funciona en Asientra»Asientra mantiene un contador por combinación de cliente + tipo de comprobante (factura, nota de crédito, nota de débito, tiquete, REP, etc.). Cuando creás una factura nueva, el sistema asigna el próximo número de forma automática usando un lock pesimista en la base de datos — esto garantiza que dos facturas que se crean al mismo tiempo nunca reciban el mismo número.
No necesitás ingresar ni confirmar el número — simplemente aparece asignado cuando guardás la factura.
Inicialización por cliente
Sección titulada «Inicialización por cliente»Cuando registrás un cliente nuevo en Asientra y configurás sus credenciales de Hacienda, hay un paso de inicialización de consecutivos. Si el cliente ya emitía facturas con otro sistema, podés indicarle a Asientra el último consecutivo usado por tipo de comprobante. Asientra arranca desde el siguiente.
Qué pasa cuando se descarta o anula una factura
Sección titulada «Qué pasa cuando se descarta o anula una factura»Factura descartada (borrador o firmada, no enviada)
Sección titulada «Factura descartada (borrador o firmada, no enviada)»El número ya fue asignado. No se reutiliza. La secuencia queda así:
...0000000045 (aceptada)...0000000046 (descartada — queda en Asientra como anulada)...0000000047 (siguiente factura válida)Esto puede verse como un “hueco” pero es correcto legalmente: el comprobante 46 existe en los registros de Asientra como descartado, y Hacienda no tiene registro de un número 46 pendiente porque nunca fue enviado.
Factura rechazada por Hacienda
Sección titulada «Factura rechazada por Hacienda»El número fue enviado a Hacienda pero rechazado. No se reutiliza. Creás una factura nueva con el número siguiente, ya corregida.
Factura anulada con nota de crédito
Sección titulada «Factura anulada con nota de crédito»La factura original conserva su número. La nota de crédito recibe el siguiente consecutivo del tipo nota de crédito (contador independiente por tipo de comprobante).
¿Se reinician los consecutivos anualmente?
Sección titulada «¿Se reinician los consecutivos anualmente?»No. En Costa Rica la numeración de comprobantes electrónicos es continua — no se reinicia al inicio del año fiscal ni al inicio del año calendario. El consecutivo crece indefinidamente durante la vida del emisor.
Ver el estado de los consecutivos
Sección titulada «Ver el estado de los consecutivos»Podés consultar el estado actual de cada contador en Clientes → [cliente] → Configuración → Consecutivos. La pantalla muestra el último número usado por tipo de comprobante y permite auditar la secuencia histórica.