Carga histórica

Carga histórica

La carga histórica reconstruye en Asientra la contabilidad de un cliente que viene de otro sistema: los saldos al corte, los comprobantes electrónicos del período, el libro diario y las declaraciones que ya presentaste. La encontrás en el menú del cliente, en Configuración → Carga histórica.

Importante

Nada se postea sin tu aprobación. Todo lo que crea la carga (el asiento de apertura, los asientos del libro diario y los asientos de resumen de ventas) queda como borrador. Los encontrás en Asientos, con el filtro Borrador, y cada uno cuenta en los reportes y la conciliación recién cuando lo posteás vos.

Antes de empezar

• Creá el cliente (ver Alta de un cliente) y revisá su plan de cuentas. Si el cliente traía un plan propio, importalo primero desde Plan de cuentas → Importar CSV (ver Importar plan de cuentas).
• Tené a mano el balance de comprobación al corte, los XML de Hacienda del período y, si lo tenés, el libro diario exportado de tu sistema anterior.

Plantillas

Cada importador tiene su botón para descargar la plantilla, en CSV UTF-8 que Excel abre con tildes y ₡. Usala como base.

Plantilla	Para qué	Dónde se descarga
saldos_apertura.csv	Saldos de cada cuenta al corte	Paso 2, Apertura → Descargar plantilla de saldos (CSV)
libro_diario.csv	Asientos del sistema anterior	Paso 3 → Importar libro diario (CSV) → Descargar plantilla
plan_de_cuentas.csv	Cuentas propias del cliente	Plan de cuentas → Exportar CSV (usalo como plantilla)

Para los extractos bancarios no hace falta plantilla: el asistente de perfil de importación de Banca, que se abre al crear la cuenta bancaria, te pide las columnas, el formato de fecha y los separadores del archivo de tu banco (ver Import Profile).

Los ejemplos usan cuentas de detalle del plan NIIF PYME CR base (por ejemplo 1101.03 Bancos moneda nacional o 1102.01 Clientes nacionales). Las cuentas de grupo, como 1101 o 1102, no admiten asientos.

Paso a paso

1

Corte

Elegí la fecha de corte, desde la que vas a reconstruir con detalle, y el modo de apertura:

• Apertura al corte (recomendado): los saldos son los del día del corte.
• Apertura al 31/12 previo: los saldos son los del cierre del año anterior y reconstruís desde enero.

Asientra crea el período fiscal del año y sus 12 meses, todos abiertos.

Cuidado

Revisá bien la fecha antes de seguir: hoy la fecha de corte no se puede cambiar desde la app. Si te equivocás, escribinos a soporte.

2

Apertura

Cargá el balance de comprobación al corte, a mano o con un CSV de columnas codigo, debe y haber (la columna nombre es opcional y solo sirve de referencia).

• Cada fila lleva el saldo en debe o en haber, no en los dos.
• Las filas en cero se ignoran.
• Se aceptan encabezados con mayúsculas o tilde (Código), separador , o ;, y montos con ₡ y separador de miles.
• Cuando en un monto aparecen punto y coma, el último es el decimal: ₡1,234,567.89 y 1.234.567,89 valen lo mismo. Una coma sola seguida de tres dígitos se lee como miles (4,850 = 4850); un punto solo siempre es decimal (1234.56). Revisá los totales en pantalla antes de crear el asiento.
• El total del debe tiene que ser igual al del haber.

Al tocar Crear asiento de apertura se crea un asiento borrador fechado al corte. Después abrilo desde el aviso del paso 3 o desde Asientos → filtro Borrador, revisalo y postealo: hasta que lo postees, los saldos iniciales no cuentan.

3

Fuentes por mes

La grilla muestra, mes por mes, lo que ya entró. Desde acá podés:

• Subir XML o un zip con los comprobantes de Hacienda (hasta 50 archivos o un zip de 25 MB). Asientra los clasifica solo por la cédula del cliente:
  • Si el cliente es el receptor, entra como factura recibida.
  • Si es el emisor, se suma al resumen de ventas del mes.
  • Si no es ninguno de los dos, se rechaza con el motivo, y podés descargar la lista de rechazados.
• Importar el libro diario (CSV). Primero ves una vista previa con los errores por fila, sin escribir nada. Al confirmar, cada referencia se convierte en un asiento borrador.
• Crear asiento de ventas de un mes, a partir del resumen de las emitidas. Queda como borrador; por defecto usa 4101 (ventas), 1102.01 (clientes) y 2102.01 (IVA débito fiscal), y podés cambiarlas.
• Registrar una declaración ya presentada (D-104, D-103, D-101 o D-151) con su número y el PDF. Solo se registra: no se transmite nada a Hacienda.
• Importar un extracto bancario desde Banca.

Nota

Las facturas recibidas importadas no generan asientos ni sugerencias. Quedan registradas para consulta. Las compras y gastos del período entran por el libro diario.

Nota

Si registrás la D-104 de un mes histórico, la comparación con la D-104 calculada es solo referencial: la calculada sale de las facturas emitidas y aceptadas en Asientra, no de lo importado, así que en esos meses no va a coincidir.

Después de la carga

1. Posteá los borradores. Andá a Asientos, filtrá por Borrador, revisá cada asiento y postealo. Empezá por el de apertura.
2. Configurá el consecutivo antes de emitir la primera factura desde Asientra: Configuración fiscal → Consecutivos (ver Consecutivos). Las facturas emitidas importadas no actualizan el consecutivo, y si no lo configurás la primera factura puede repetir un número ya usado.
3. Cuentas bancarias. Si el saldo del banco ya está en el asiento de apertura, al crear la cuenta bancaria dejá el saldo inicial en 0. Si lo ponés en los dos lugares, la conciliación lo cuenta dos veces.
4. Meses ya cerrados en el sistema anterior. La carga deja todos los meses abiertos. Si querés bloquearlos, cerralos vos desde Períodos.

Errores comunes

Mensaje	Causa probable	Cómo resolverlo
”El CSV debe tener las columnas codigo, debe y haber”	Falta alguna de esas columnas o tiene otro nombre	Usá la plantilla de saldos como base
”Tiene monto en debe y en haber”	El balance trae sumas y no saldos	Dejá en cada fila solo el saldo neto
”Estas cuentas no están en el plan del cliente o no admiten asientos”	Código que no existe o cuenta de grupo	Elegí la cuenta de detalle correcta en la fila, o creá la cuenta en el plan
”Cuenta … no permite asientos” (libro diario o ventas)	Se usó una cuenta de grupo, como 1101	Usá una cuenta de detalle, como 1101.03
”Ya tiene una carga histórica activa”	Ya se inició la carga de este cliente	Seguí la carga existente; para cambiar el corte, escribinos a soporte

Relacionado

• Alta de un cliente
• Importar plan de cuentas (CSV)
• Consecutivos y numeración
• Alta de cuenta bancaria
• Periodos fiscales y mensuales