Importar clientes en masa

Importar clientes en masa

La importación CSV te permite migrar todos tus clientes desde otro sistema contable en una sola operación. El flujo incluye un modo dry-run que valida el archivo completo y reporta errores fila por fila antes de aplicar ningún cambio. Usá esta función al migrar tu despacho a Asientra; para altas individuales posteriores, usá el alta rápida o el wizard de onboarding.

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Antes de empezar

Nota

La importación crea clientes en estado onboarding. Las credenciales de Hacienda no se importan por CSV — debés configurarlas manualmente por cliente después de la importación. Planificá tiempo para completar las credenciales antes de que cada cliente necesite emitir facturas.

Cuidado

El archivo CSV debe estar en UTF-8. Si lo exportaste desde Excel en Windows, guardalo explícitamente como “CSV UTF-8 (con BOM)” o abrilo en un editor de texto y convertilo antes de subir. Un archivo en Windows-1252 o Latin-1 causará errores en nombres con tildes.

Formato del archivo CSV

El archivo debe tener encabezados en la primera fila. Las columnas son:

| Columna | Requerida | Formato | Ejemplo | |---|---|---|---| | razon_social | Sí | Texto | Villas Cabuya S.A. | | nombre_comercial | No | Texto | Villas Cabuya | | cedula | Sí | Solo dígitos, sin guiones | 3101234567 | | tipo_cedula | Sí | fisica, juridica, dimex, nite | juridica | | email_fiscal | Sí | Email válido | contabilidad@villascabuya.com | | telefono | No | Texto libre | +506 2222-3333 | | direccion | No | Texto | San José, Escazú, San Rafael, 200m norte del Mall | | actividad_ciiu | No | Código CIIU numérico | 5510 | | regimen | No | contributivo o simplificado | contributivo |

Descargá la plantilla desde Clientes → Importar → Descargar plantilla CSV para tener el encabezado correcto.

Proceso de importación

1

Subí el archivo

Andá a Clientes → Importar. Arrastrá el CSV al área de carga o seleccionalo desde el explorador. Asientra lee el archivo y muestra un resumen preliminar: número de filas detectadas, columnas encontradas, y si el encabezado coincide con el formato esperado.

Panel de importación con resumen preliminar del archivo subido

2

Corré el dry-run

Hacé click en Validar sin aplicar. El sistema procesa cada fila y genera un reporte de validación:

• Filas válidas listas para importar.
• Filas con errores con descripción del problema y número de línea.
• Advertencias no bloqueantes (ej. actividad CIIU no encontrada — se puede completar después).

Reporte de dry-run con filas válidas, errores y advertencias por número de línea

No tenés que corregir todos los warnings antes de importar, pero sí todos los errores. Descargá el reporte como CSV para corregir el archivo original.

3

Corregí los errores y re-validá

Abrí el archivo original, corregí los errores indicados en el reporte, y volvé a subir el archivo corregido. Podés repetir el dry-run tantas veces como necesitás hasta que el reporte muestre cero errores.

4

Aplicá la importación

Con el reporte limpio, hacé click en Importar clientes. El sistema:

1. Crea cada cliente en estado onboarding.
2. Siembra el plan de cuentas NIIF PYME CR para cada uno.
3. Registra el evento cliente.creado por cada cliente con origen importacion_csv.
4. Muestra un resumen final con el número de clientes creados y cualquier advertencia pendiente.

Resultado final de importación con contador de clientes creados

Después de importar

Completá el siguiente checklist por cliente antes de operar:

• Verificar que razón social y cédula coincidan con el Registro Nacional.
• Subir credenciales de Hacienda (.p12, PIN, usuario API) desde la pestaña Credenciales.
• Asignar contadores responsables (Clientes → [cliente] → Contadores).
• Personalizar el plan de cuentas si el cliente venía con un plan propio.

Nota

Si tenés el plan de cuentas de cada cliente en un archivo separado, podés importarlos en masa usando el importador de plan de cuentas una vez que el cliente esté creado.

Errores comunes

| Mensaje | Causa probable | Cómo resolverlo | |---|---|---| | “Cédula duplicada (fila N)” | El número de cédula ya existe en otro cliente del despacho, o está repetido en el archivo | Buscá el cliente existente y reconciliá; remové la fila duplicada | | “Tipo de cédula inválido (fila N)” | El campo tipo_cedula no es uno de: fisica, juridica, dimex, nite | Corregí el valor y respetá los valores exactos sin tildes ni mayúsculas | | “Encoding no reconocido” | El archivo no está en UTF-8 | Abrí en un editor de texto (VS Code, Notepad++) y guardá como UTF-8 | | “Columna ‘cedula’ faltante” | El encabezado no coincide con el esperado | Descargá la plantilla oficial y usá ese encabezado como base |

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