Subir documentos de soporte
Subir documentos de soporte
Sección titulada «Subir documentos de soporte»Los documentos de soporte son el respaldo físico de las transacciones contables: facturas en imagen, recibos, contratos, comprobantes de pago, estados bancarios. Asientra ofrece tres formas de ingresarlos y los procesa automáticamente con OCR cuando corresponde.
Tipos de documento soportados
Sección titulada «Tipos de documento soportados»| Tipo | Descripción |
|---|---|
| factura_xml | Archivo XML de comprobante electrónico v4.4 |
| factura_pdf | PDF de factura física o representación gráfica |
| factura_imagen | Foto JPG, PNG o HEIC de factura en papel |
| nota_credito | Nota de crédito en imagen o PDF |
| recibo | Comprobante de pago, recibo de caja |
| estado_bancario | Estado de cuenta bancario en PDF o CSV |
| otros | Contratos, acuerdos, correspondencia relevante |
Formatos de archivo: PDF, JPG, PNG, HEIC, XML. Tamaño máximo por archivo: 20 MB.
Forma 1: Drag-and-drop o file picker
Sección titulada «Forma 1: Drag-and-drop o file picker»Abrí el módulo de Documentos
Andá a Documentos → Soporte dentro del cliente. Vas a ver la bandeja de documentos del cliente con el estado de cada uno (recibido, en proceso, procesado, requiere intervención).
Subí el archivo
Hacé click en Subir documento o arrastrá el archivo directamente sobre la zona de carga que aparece en la parte superior de la bandeja.
Podés subir varios archivos a la vez seleccionándolos todos juntos en el selector de archivos o arrastrando múltiples archivos al mismo tiempo.
Esperá el procesamiento
Después de subir, el documento entra al pipeline de OCR automáticamente. En 5-15 segundos, el sistema detecta el tipo de documento y extrae los datos. Cuando el proceso termina, recibís una notificación en la barra superior.
Forma 2: Email forwarding al inbox del cliente
Sección titulada «Forma 2: Email forwarding al inbox del cliente»Cada cliente tiene una dirección de email dedicada del formato cliente-{id}@docs.asientra.com. Cualquier email enviado a esa dirección con archivos adjuntos ingresa automáticamente a la bandeja de documentos del cliente.
Obtené la dirección del inbox
Andá a Clientes → [cliente] → Configuración → Email Inbox. Ahí encontrás la dirección asignada al cliente.
Configurar remitentes permitidos
Por seguridad, el inbox solo acepta emails de remitentes en la lista de permitidos (allowlist). Podés agregar emails específicos (proveedor@empresa.com) o dominios enteros (*@empresa.com). Emails de remitentes no en la lista se descartan.
Reenviar documentos
El contador o el cliente pueden reenviar emails con facturas adjuntas directamente a la dirección del inbox. Asientra extrae los adjuntos, los ingresa a la bandeja y ejecuta el pipeline de OCR automáticamente.
Almacenamiento y seguridad
Sección titulada «Almacenamiento y seguridad»Todos los documentos se guardan en AWS S3 versionado y encriptado. Una vez que un documento entra al sistema y se procesa, el archivo adjunto es inmutable — no se puede reemplazar ni borrar, solo se puede descartar el registro completo si fue un error de carga.
Deduplicación: Asientra calcula un hash SHA-256 de cada archivo. Si intentás subir el mismo archivo dos veces al mismo cliente, el sistema devuelve un aviso con el enlace al documento existente en lugar de crear un duplicado.
Errores comunes
Sección titulada «Errores comunes»| Mensaje | Causa probable | Cómo resolverlo | |---|---|---| | Formato no soportado | Archivo no es PDF, imagen o XML | Convertir a PDF o JPG antes de subir | | Archivo duplicado | Ya existe un documento con ese contenido exacto | El aviso incluye un enlace al documento existente | | Remitente no permitido | Email llegó de dirección no en la allowlist | Agregar el remitente a la lista en la configuración del inbox | | Archivo demasiado grande | Supera 20 MB | Comprimir el PDF o dividir en partes más pequeñas |