Templates de workflow

Un template de workflow define la estructura estándar de un proceso: qué pasos tiene, qué tareas hay en cada paso, a qué rol se asignan, y qué deadlines aplican. En lugar de recrear el mismo workflow mes a mes, creás una vez el template y lo instanciás cada vez que arrancás ese proceso.

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Templates pre-configurados

Asientra viene con estos templates estándar listos para usar:

| Template | Descripción | |---|---| | cierre_mensual_generico | Cierre mensual básico: verificación documentos → contabilidad → conciliación → revisión → presentación. | | cierre_fiscal_anual | Cierre de año fiscal con ajustes NIIF, inventario, activos fijos y declaración D-101. | | declaracion_iva_mensual | Flujo específico para preparar y presentar la D-104. | | onboarding_cliente_nuevo | Desde alta del cliente hasta primer cierre: credenciales Hacienda → plan de cuentas → asientos iniciales → primer cierre. |

Estos templates son de solo lectura — no podés modificarlos directamente. Si querés adaptar uno, creás una copia y la personalizás.

Templates del despacho

Los templates del despacho son versiones personalizadas que tu equipo crea a partir de los estándar o desde cero:

Plantillas estándar del despacho: versiones customizadas que aplican a todos los clientes (ej. “Cierre mensual MYC — con validación TRIBU-CR”).
Plantillas específicas por cliente: adaptaciones para un cliente particular (ej. “Cierre mensual Villas Cabuya — con conciliación múltiples cuentas”).

Las plantillas específicas por cliente se crean desde el perfil del cliente. Las plantillas estándar del despacho se gestionan en Practice → Templates.

Lista de templates del despacho con columnas nombre, tipo, uso en clientes y última modificación

Cómo customizar un template

En Practice → Templates, buscá el template base que querés adaptar.
Hacé click en Duplicar para crear una copia editable.
Editá el nombre y la descripción.
Ajustá los pasos: podés reordenarlos, agregar pasos, eliminar pasos que no aplican.
Para cada paso, editá las tareas: nombre, descripción, rol de asignación por default, y días antes del fin de mes para calcular el deadline.
Guardá el template.

Los cambios al template solo afectan los workflows futuros que instancíes con él. Los workflows ya existentes mantienen la estructura con la que fueron creados.

Configurar roles y deadlines

Cada tarea del template tiene:

Rol de asignación por default: el rol que recibe la tarea automáticamente cuando se crea un workflow desde este template (ej. contador_junior para tareas de carga de documentos, contador_senior para aprobaciones).
Deadline relativo: cuántos días antes del fin del mes se espera que esté lista esta tarea (ej. “documentos cargados: 5 días antes del cierre”).

Al instanciar el workflow, podés sobrescribir el asignado específico (de rol a persona) y ajustar los deadlines absolutos.

Compartir templates entre clientes

Un template del despacho puede usarse para cualquier cliente del despacho. Para aplicarlo a un cliente específico:

Al crear un workflow nuevo, en el selector de template aparecen tanto los templates estándar de Asientra como los del despacho.
Seleccioná el template del despacho que aplica.
El workflow se crea con la estructura del template.

Si querés crear una variación del template solo para un cliente (sin afectar al template compartido), duplicá el template, hacé los cambios, y guardalo con un nombre que incluya el nombre del cliente.

Integración con el playbook del agente

Los templates de workflow se pueden vincular a un playbook del agente Month-Close. Cuando existe este vínculo:

Al iniciar el workflow desde el template, el playbook correspondiente se activa automáticamente.
Los pasos del workflow que corresponden a tareas del agente se vinculan — cuando el agente completa su parte, el paso avanza en el workflow.

Esta vinculación se configura en Practice → Templates → [nombre] → Playbook vinculado.